「仕事が忙しい人ほどメールの返信が早い」
「メールの返信が早いほど、仕事ができる」
などと言われますが、その場で終わらせることができる仕事をどう扱うかによって、仕事の時間も相手の評価も変わってきます。
メールはその場で終わらせる
メールを開いたら、その場ですぐに返信しましょう。
内容によって、すぐに返信することができる内容とできない内容があります。
でも、すぐに返信できない、という旨をメールすることは可能です。
「あとから考えて」と見送ってしまうと、うっかり返事を忘れてしまったり、何日かすると埋もれて探すのに時間がかかります。
そして、再度メールに目を通すため、時間をロスしてしまうのです。
もう一つ
”返事をしなくても構わないメール”の場合はどうされていますか？
例えば、送付をお願いしていた資料を添付されてきた場合やこちらの依頼に対する回答などです。
返事してもしなくても問題がない場合でも、返事はした方が好印象です。
「資料受け取りました、取り急ぎご連絡まで」
「お返事ありがとうございました。○○日に伺います」
などと返事をすると、相手は「読んでもらった」ことを理解できます。
メールは開封通知をつけていない場合、相手が見たか見ていないのか、がわかりません。
返事をしなくてもいいメールは返事をしない人がほとんどです。
そこで、短い文章でも返信すると相手は安心でき、良い印象を与えられるのです。
言いにくいことは電話で伝える
コミュニケーションが苦手な方は、全てをメールで伝えようとしてしまいます。
でもメールは伝達事項が文字で残るからいいのですが、こちらの微妙なニュアンスや思いを伝えるのには不向きです。
また、相手に誤解のないような言い回しを考えているだけで、時間がかかってしまいます。
問題が発生したとき、値上げなどの要求、などは まずは電話しましょう。
言いにくいことを伝えるのは、特に後回しにしがちです。
「こう言われたらどうしよう」
「相手を怒らせたら、どう対応しよう」
考えても、相手がある問題は話さないと答えがでません。
また、問題が起こっている場合は早急な対応が一番です。
連絡が遅れたら遅れるほど、相手の不愉快度は増してしまいます。
相手の出方を見て、対応を変えた方が早い解決が見込めます。
早く返事する効果
返事が早いことは、相手の安心感や信頼感につながります。
自分のことを大切にされている、という感覚です。
そしてもう一つ。
返事の内容が完璧でなくても許されるというメリットがあります。
精度が100％でなくても、70％くらいの内容であれば、OKになります。
返事が遅れたら遅れるほど、精度をあげないといけなくなり、かえって自分を追い込んでしまう結果になります。
外出していてメールチェックできない、という方もいらっしゃると思いますが、基本は24時間以内にお返事できるのが理想的ですね。
まとめ
仕事ができる人は、メールだけでなく何事もその場でできる仕事はその場で済ませる方が多いです。
以前、できる先輩は「訪問先から仕事（宿題）を持ち帰らない」と教えられたことがあります。
私はついつい「あとでじっくり考えてから」と持ち帰って返事をしていたのですが、よほど検討が必要な事項でない限り、その場で返事できるように変えました。
つい”あとから”の習慣がついてしまうと、ダラダラと仕事をしてしまいがちです。
「あとから考えてした仕事」と「その瞬間で終わらせた仕事」の内容に大きく差がつくかというと、実はそんなに差がないものです。
だったら、お客様にとって”その場”で終わらせた方が、満足度が高いのは当然ですよね。
⇒ライツ税理士事務所のHP
http://www.reiz-cpta.com/
今日も最後までおつきあい頂き、ありがとうございました。
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