経営者の方や上司から「いつでもいいよ」と言われた仕事。
頼んだ本人は本当に「いつでもいい」と思っているわけではありません。
仕事の進捗度合いが見えないと、ヤキモキするんです。
「報連相」は誰のため？
新入社員の時代、必ず教わる「報連相」。
「報連相」が大切ということはわかりますが、どう大切なのかは記憶があやふやです。
それぞれ本人の感覚で理解しているような気がします。
私は一見”気が長い”ように見えますが、本当は結構”気が短い”方です。
経営者の方ものんどりした方は珍しく大抵は気が短い方が多い。
そして、私の父も非常に気が短い人です。
私は子供の頃から気が短い父がキレないように、絶えず目配り気配りをしていたお陰で「報連相」は上手です。
でも、「報連相」が苦手な方は、自分のタイミングで報告をあげていらっしゃる。
又は業務完了後に事後報告なんて方もおられます。
「報連相」は”指示を受けた側”のためのものではなく、”指示を出した側のため”にあるもの。
そう考えた方が、仕事の精度はあがります。
「報連相」は何のため？
事後報告で「できました～」と持ってこられても、それでは「報連相」になりません。
連絡も相談もないからです。
「経過はその都度伝える」
「結果はいち早く伝える」
指示を出した側は、「問題なく進んでいるのか」「期限までに間に合うのか」「本当に内容を理解できているのか」と心の中でその問題に対する比重が大きくなっていきます。
その都度経過を報告していれば、その比重が軽くなり、本来やるべき業務に意識を向けることができ安心感につながります。
報告と連絡の違い
「報告」と「連絡」は似ているようで違います。
私もごちゃまぜにしていますが、ここで整理してみます。
「報告」現状（経過や結果）を知らせること
「連絡」必要な情報を関係者に知らせること
「連絡」より「報告」の方が重要になりますが、ただ「連絡」も大切な作業です。
「誰に何の情報を伝えておく必要があるのか？」を把握しているかいないかでも、効率が変わります。
また「報告」だけでなく「連絡」することによっても、「相談」する内容が異なる場合も出てきます。
相談
相談の仕方で、”できる”又は”いまいち”な伝え方が大きく分かれます。
いまいちな相談
「これ、どうしときましょう？」
ちょっと考えてから来てちょうだい、と心の中でつぶやいてしまいます。
できる相談
「調べた結果、○○で処理した方がいいと思うのですが、今回の件はどうしましょう？」
それが間違っていようが、正しかろうが、素晴らしい！と叫びたくなります。
自分で考えて調べて結論を出す、という行為はすごく大切です。
自分で考えるクセと、何をどうやって調べるのかという調べ方を知ること、仮でも結論を出す、という流れを身に着けると、人から言われてやっている仕事が自分の仕事に変わります。
まとめ
「報連相」は社内の場合と社外の場合でも異なります。
また、報告の手段も口頭・文章・メールと様々です。
相手のタイミングを図る必要もありますね。
なので、「報連相」は新入社員時代に教わりますが、本当は新入社員時代にそんなにできるものではないと思っています。
全体のバランスを見て上手にできるようになるには、それ相応の経験が必要になるからです。
それでも大切なことは、「指示を出した人は、どう思っているだろう？」という気持ちがあるだけで、伝え方は変わってきます。
苦手な相手ほど、伝える頻度を減らしがちですが、そんな相手であるほどその都度伝えると関係性が変わるきっかけになるかもしれません。
伝え方も大切ですが、伝える気持ちがもっと大切だからです。
⇒ライツ税理士事務所のHP
http://www.reiz-cpta.com/
今日も最後までおつきあい頂き、ありがとうございました。
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