業務を効率化するために、今日からできること3選

①やらないと大きな損失が生じること
・締め切りが迫っている社外用の仕事
・締め切りが迫っている重要度の高い社内の仕事
・クレーム対応

②将来的に必要な備えとなること
・社外での人脈作り
・準備や計画
・適度な休息

③無意味だけれどやらないといけないこと
・重要度の低い電話、メール対応
・重要度の低い会議
・誰も読んでいない社内の報告書

④緊急でも重要でもない憂さ晴らし
・長時間のおしゃべり
・営業中等の長時間の休憩
・ネットサーフィン
 

今日からできる効率化3選

 
大抵の方の優先順位は①→③→②→④です。
もしかしたら、①→③→④→②かもしれません。

ただ、緊急度を優先し続けると、いつまでたっても忙しい地獄から抜けることはできません。

ではどうしたらよいのでしょう。

①朝一番に今日の予定を作る
打ち合わせや会議は予定に入れている方も多いのですが、報告書を作るとか一日にやることを全て書き出している方は多くはありません。
ここで大切なのは、「今日必ずやらないといけないこと」、を書き出すということです。

明日でもよいことは予定に入れない。
私の場合は、アナログなので紙に書き出して終わるたびに線を引いてつぶしていました。
そうすることで、仕事の進捗度合いも理解でき、業務の時間配分がうまくいきます。

②人に頼む
これは他力本願のように思われますが、会社というものは大抵の場合、忙しい人、普通の人、暇な人が存在します。
業務の大半を忙しい人が抱えている状態です。

自分の業務を切り分けるのは難しいものです。
人に頼むにはお膳立てをして、確認をして、だったら「自分でやった方が早い」となってしまいます。

でも自分で抱えている限り、永遠に忙しいループから逃れられないばかりか、社内の他の人は成長の機会を逃してしまいます。
最初は面倒でも、仕事を振る作業を行ってください。
3か月、半年経てば、指示をする量も減り、仕事量を均一には無理でも配分していくことができる流れができるようになります。

③帰る時間を決める
①・②を進めていくと仕事がはかどり、今までよりも短時間で業務を終えることができるようになってきます。
でもここで、頑張り屋さんは「ついでに明日の予定もやっておこうか」となってしまいます。

ちょっと待ってください！

それをやってしまうと、元に戻ってしまいます。
明日で間に合うことは明日やる、早く帰ることは”悪”ではないのです。
自分のために時間を使うこと、はとても大切です。
勉強してもいいし、明日のために身体を休めてもよいと思います。
やるべきことをやったら帰る、まずは早く帰ることに身体を慣らしてください。
 

会社として取り組めること

 
会議や報告書の見直しで、時間は随分短縮できます。
その会議や報告書本当に必要ですか？
必要であれば、それだけの時間をかけずにできる方法はありませんか？

きちんと業務を行って早く帰る職員さんを評価する制度もあるといいですね。

今当然の作業として行われている内容に疑問を持つことから、効率化は始まります。

 

まとめ

 
上の表で一番大切なこと、時間をかけるべき事項は結局何番だと思われますか？
答えは②番です。

私も重要度より緊急度を優先してしまって、どうしても②を後回しにしがちでした。
でも、自分で仕事をすることになって、②が重要だと再認識しています。

②を無視するということは、現在の自分の持っているものを消費しているだけです。
インプットする時間がないと、アウトプットする材料が減り、サービスの質が低下します。

意識して②の時間を作って、人と会う、勉強をする、将来のことを考える等をしだすと、仕事の質がぐんと上がってきます。

これが社内全体でできるようになれば、その会社は最強です。